Outils et automatisation

Presque tout est automatisable. Reste à choisir ce qui rapporte le plus.

Deux questions suffisent à savoir par où commencer : à quelle fréquence la tâche revient-elle, et que représente une erreur ? Elles désignent en quelques minutes les automatisations qui rapportent tout de suite, et l’ordre dans lequel les mener.

Questions pour savoir par où commencer: 2
Durée de vie d’un flux: 3 à 5 ans
Personne nommée par alerte: 1

2
Questions suffisent à savoir par où commencer: 3 à 5 ans
Durée de vie moyenne d’un flux: 1
Personne nommée reçoit chaque alerte: +500
Connecteurs disponibles

Notre méthode

On redresse le processus, puis on l’automatise

Une demande d’automatisation arrive rarement seule. Elle arrive parce qu’une tâche est pénible, et une tâche est souvent pénible parce que le processus qui la produit est mal fichu : trois validations dont deux sont formelles, une recopie qui n’existe que parce que deux services refusent d’utiliser le même outil, un contrôle ajouté après un incident de 2019 que plus personne ne sait expliquer.

Un processus repensé avant d’être automatisé va nettement plus loin pour le même budget : on automatise le chemin court, pas le chemin historique. C’est là que se trouve la moitié du gain, et c’est gratuit.

Nous commençons donc toujours par regarder le processus, pas l’outil. Il arrive qu’une étape disparaisse purement et simplement, et que la demande d’automatisation disparaisse avec elle. C’est un bon résultat, même s’il ne se facture pas.

On redresse le processus, ensuite on l’automatise. Jamais l’inverse.
La règle que nous appliquons

L'arbitrage

Par où commencer pour que ça rapporte le plus vite

Deux questions suffisent à trancher

À quelle fréquence la tâche revient-elle, et que coûte une erreur ? Deux des quatre réponses consistent à ne pas automatiser : ce sont celles qu’on entend le moins.

Faut-il automatiser une tâche ? Arbitrage selon sa fréquence et le coût d’une erreur.
	Tâche rare	Tâche fréquente
Erreur sans conséquence	Ne pas automatiser Rare, sans conséquence Une tâche faite trois fois par an, dont l'erreur se rattrape en cinq minutes. Un flux coûte plus cher à écrire, à documenter et à maintenir qu'il ne fera jamais gagner. Nous le disons, même quand la demande vient de vous.	Commencer par là Fréquent, sans conséquence Le meilleur rapport entre le gain et le risque. Relances, notifications, recopies entre deux outils, rapports envoyés chaque lundi. Le gain se cumule chaque semaine et une panne ne fait perdre qu'un cycle.
Erreur coûteuse	Automatiser la vérification Rare, coûteux Une clôture, une déclaration, une bascule. Automatiser l'acte lui-même fait courir un risque disproportionné pour un gain marginal. Ce qui se gagne ici, c'est le contrôle : automatiser la liste de vérifications, pas la décision.	Automatiser, et surveiller Fréquent, coûteux Facturation, synchronisation d'un référentiel, alimentation d'un ERP. Le gain est réel et la panne aussi. Un flux de ce type se livre avec sa supervision : alerte en cas d'échec, journal consultable, et quelqu'un de désigné pour la recevoir.

Cet arbitrage se fait avant le devis, pas après. Il nous arrive de conclure un atelier en disant qu’il n’y a rien à automatiser : c’est plus rapide pour tout le monde, et c’est ce qui rend crédible le oui suivant.

La durée de vie

Ce qui fait tenir un flux dans le temps

Le devis d’une automatisation chiffre sa construction. Sa vie réelle commence après, et personne ne la chiffre.

Les interfaces changent

Un connecteur évolue, une authentification est durcie, un champ est renommé. Le flux s’arrête ou, pire, continue en produisant des résultats faux. Sur trois à cinq ans, cela arrive.

Les gens partent

Le flux envoie une alerte à une adresse qui n’existe plus, ou s’exécute sous le compte d’un salarié désactivé. Nous utilisons des comptes de service et des listes de diffusion, jamais des comptes nominatifs.

L’organisation bouge

Une agence ouvre, une société est rachetée, un circuit de validation change. Un flux qui code en dur une liste de services devient faux silencieusement. Les paramètres se lisent dans une table, pas dans le code.

Plus personne ne fait la tâche à la main

C’est le vrai danger. Six mois après l’automatisation, la compétence manuelle a disparu. Un flux qui échoue silencieusement est pire que pas de flux du tout. D’où la supervision, systématique sur tout processus sensible.

Le déroulé

Comment nous procédons

On regarde le processus, pas la demande
Une heure avec les gens qui font la tâche. Souvent, deux étapes tombent d’elles-mêmes avant qu’on ait parlé d’outil.
On place la tâche dans la matrice
Fréquence et coût d’une erreur. Le verdict tombe là, avant le devis, et il consiste parfois à ne rien faire.
On choisit l’outil, pas l’inverse
Power Automate pour relier des services Microsoft, du développement quand la logique ou le volume le justifient. Nous faisons les deux, sans intérêt à pousser l’un.
On livre la supervision avec le flux
Alerte, journal, destinataire nommé, procédure de reprise manuelle. Ce qui fait la différence entre un actif et une dette.
On forme quelqu’un chez vous
Au moins une personne doit savoir lire et modifier le flux. Les flux vivent dans votre environnement, nommés lisiblement, documentés.

Aller plus loin

Les pages qui prolongent celle-ci

Questions fréquentes

Ce qu'on nous demande avant d'automatiser

À partir de quand une automatisation devient-elle rentable ?

Comptez le temps de construction, puis ajoutez la maintenance : un flux vit trois à cinq ans, et il traversera au moins un changement d'API, une réorganisation et un départ. Une tâche hebdomadaire qui prend quinze minutes justifie largement l'investissement. Une tâche trimestrielle qui en prend trente, presque jamais. Nous faisons ce calcul avant de proposer un devis, pas après.

Comment vous assurez-vous qu’un flux continue de tourner ?

C'est la vraie question, et elle se règle à la conception. Tout flux que nous livrons sur un processus sensible embarque sa supervision : une alerte en cas d'échec, un journal consultable, et surtout une personne nommée qui reçoit l'alerte. Un flux qui échoue silencieusement est pire que pas de flux du tout, parce que personne ne fait plus la tâche à la main.

Faut-il revoir le processus avant de l’automatiser ?

Oui, et c'est là que se joue l'essentiel du gain. Un processus automatisé tel quel garde ses détours ; le même processus repensé d'abord, puis automatisé, va deux fois plus vite pour le même budget. Nous commençons donc toujours par une heure avec les gens qui font la tâche. Il arrive qu'une étape disparaisse d'elle-même, et le projet devient d'autant plus simple.

Power Automate ou du développement sur mesure ?

Power Automate pour tout ce qui relie des services Microsoft entre eux : approbations, notifications, dépôts de fichiers, mises à jour de listes. Du développement quand la logique devient complexe, quand le volume est important, ou quand le coût par exécution devient déterminant. Nous faisons les deux et nous n'avons pas d'intérêt à pousser l'un plutôt que l'autre.

Qui reprend la main si vous n’êtes plus là ?

Vos équipes, à condition que ce soit prévu, et ça l'est. Les flux sont nommés lisiblement, documentés, et déposés dans votre environnement, pas dans le nôtre. Nous formons au moins une personne chez vous à les lire et à les modifier. Un flux que seul le prestataire comprend est une dette, pas un actif.

Ce que nous livrons

Un flux, et sa supervision

Un flux comporte quatre étapes, déclencheur, contrôles, action et trace, et une couche de supervision qui prévient une personne nommée dès que l'une d'elles s'arrête.

Un flux se livre avec sa supervision

Les quatre étapes du flux, et la couche qui prévient quand l'une d'elles s'arrête.

Un flux qui échoue en silence est pire que pas de flux du tout : six mois après l'automatisation, plus personne ne sait faire la tâche à la main. L'alerte, le journal et le destinataire nommé sont livrés avec, pas ajoutés après le premier incident.

Dites-nous quelle tâche vous pèse.

Onze collaborateurs expertsSaint-Priest, près de Lyon

Deux heures avec un consultant, offertes. Nous regardons le processus tel qu'il se déroule vraiment, nous plaçons la tâche dans la matrice, et nous vous disons ce que nous automatiserions, y compris quand la réponse est rien.

Demander un atelier de cadrage

Atelier de cadrage · 2 h · offert